辦公家具是由功能、材料、結(jié)構(gòu)、外觀形式四種要素組成，這四種因素既相互聯(lián)系又相互制約，促進(jìn)家具的發(fā)展。下面分別闡述這四個(gè)要素的主要內(nèi)容及相互之間的關(guān)系。
（1）功能
任何一件家具都是為一定的目的而設(shè)計(jì)制作的。因此功能構(gòu)成是構(gòu)成辦公家具的中心環(huán)節(jié)，是主導(dǎo)因素，是辦公家具存在與發(fā)展的動(dòng)力。在進(jìn)行辦公家具設(shè)計(jì)時(shí)，首先應(yīng)從功能的角度出發(fā)，收集辦公家具使用者的信息，收集辦公家具旋轉(zhuǎn)環(huán)境相關(guān)信息，以此來(lái)決定家具材料、結(jié)構(gòu)和外觀形式。
一般而言可把辦公家具產(chǎn)品的功能分為四個(gè)方面，即技術(shù)功能、經(jīng)濟(jì)功能、使用功能與精神功能。
（2）材料
材料是構(gòu)成辦公家具的物質(zhì)基礎(chǔ)，從辦公家具的發(fā)展歷程來(lái)看，辦公家具材料呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)，有：石頭、木材、竹材、藤材、皮革、織物、玻璃、顏料、橡膠、人造板、海綿、膠料、涂料乖。盡管辦公家具材料眾多，然而在進(jìn)行辦公家具設(shè)計(jì)時(shí)，必須考慮各種因素，對(duì)材料進(jìn)得有目的的選擇使用。在選擇過(guò)程中，主要考慮的因素如下：
一、材料加工工藝性，材料的工藝性直接影響到辦公家具生產(chǎn)和質(zhì)量。對(duì)于木材，在加工過(guò)程中要考慮受水分的影響而產(chǎn)生脹縮、各向異性、翹曲變形等；對(duì)于覆面處理的中密度刨花板和中密度纖維板要考慮裝飾層的脆性及硬度，以確定合適的進(jìn)料速度，防止爆邊，改善封邊質(zhì)量；塑料材料要考慮到延展性，熱塑變形等；玻璃要考慮其熱脆性、硬度和表面質(zhì)量等。
二、材料的質(zhì)地和外面質(zhì)量，可以給人產(chǎn)生不同的心理感受。木材屬于自然材料，紋理自然，且易于加工，是生產(chǎn)辦公家具的上等材料。塑料及其合成材料具有模擬各種天然材料質(zhì)地的特點(diǎn)，并且具有良好的著色性能，但易于老老化、易于受熱變形，用此生產(chǎn)的辦公家具，其使用壽命和使用范圍受到限制。
三、材料的經(jīng)濟(jì)性，家具材料的經(jīng)濟(jì)性包括材料的價(jià)格，材料的加工勞動(dòng)消耗、材料的利用率以及材料利用的豐富性。木材雖然具有自然紋理等特點(diǎn)，但隨著需求的增加，木材的蓄積量不斷減少，資源日益匱乏，與木材的材質(zhì)相近的，經(jīng)濟(jì)美觀的材料將廣泛地應(yīng)用于家具的生活中。
四、材料的強(qiáng)度，不同的材料，其強(qiáng)度不同。同一材料在辦公家具中所處部位的作用不同，對(duì)其強(qiáng)度要求也不同，隨之其尺寸規(guī)格不同。總之，材料強(qiáng)度方面考慮握釘力、抗劈裂性能及彈性模量。
五、表面裝飾性能，一般情況下，表面裝飾性能是指對(duì)其進(jìn)行涂飾，膠貼、雕刻、燙、烙乖裝飾的可行性。
（3）辦公家具結(jié)構(gòu)
結(jié)構(gòu)是組成辦公家具零件之間的連接方式。結(jié)構(gòu)對(duì)辦公家具的使用者產(chǎn)生的生理和心理的影響。零部件之間聯(lián)接方式取決于材料和配件的性能特點(diǎn)，基于人體工程學(xué)原理的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)可以提高人們的工作效率。
（4）辦公家具的外觀形式
外觀形式是辦公家具的功能和結(jié)構(gòu)的直觀表現(xiàn)。辦公家具的外觀形式依附于結(jié)構(gòu)，但是外觀形式有較大的自由度，同一外觀形式可以采用不同的結(jié)構(gòu)，如文件柜類(lèi)辦公家具家具的基本結(jié)構(gòu)相同，但外觀形式千姿百態(tài)。辦公家具外觀形也可以理解為家具造型給人的產(chǎn)生的第一感覺(jué)，具有傳遞信息的作用，直接發(fā)揮了辦公家具的審美功能。